Регламент ЦНАП
Додаток 2
до рішення Березанської селищної ради
22.09.2017 року № 7
Нова редакція
Регламент Центру надання адміністративних послуг
Березанської селищної ради
1. Загальна частина
1.1. Цей Регламент визначає порядок організації роботи Центру надання адміністративних послуг Березанської селищної ради (далі - Центр), порядок дій адміністраторів Центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
1.2. У цьому регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України “Про адміністративні послуги”.
1.3. Надання адміністративних послуг у Центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:
- верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
- стабільності;
- рівності перед законом;
- відкритості та прозорості;
- оперативності та своєчасності;
- доступності інформації про надання адміністративних послуг;
- захищеності персональних даних;
- раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
- неупередженості та справедливості;
- доступності та зручності для суб’єктів звернення.
1.4. Центр у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, рішеннями селищної ради, рішеннями виконавчого комітету селищної ради, розпорядженнями селищного голови, Положенням про Центр та Регламентом Центру.
2. Місце розташування Центру
2.1. Центр розміщується в центральній частині смт Березанка – адміністративна будівля Березанської селищної ради.
На вході до приміщення (будівлі) розміщуються вивіска з найменуванням Центру та табличка з інформацією про його місцезнаходження, графік роботи тощо.
Графік роботи Центру затверджується селищною радою з урахуванням вимог Закону України “Про адміністративні послуги”.
На прилеглій до Центру території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення. На прилеглих вулицях розміщуються вказівники, на яких зазначається місце розташування Центру.
3. Інформаційна робота Центру
3.1. У приміщення Центру на інформаційних стендах розміщується інформація про:
- графік роботи Центру (дні роботи на прийомні години);
- перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр;
- інформаційні картки адміністративних послуг, які надаються через Центр;
- бланки заяв для звернення за адміністративними послугами та зразки їх заповнення;
- номери довідкових телефонів Центру;
- банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
- порядок оскарження результатів надання адміністративних послуг, отриманих через Центр, а також рішень, дій та бездіяльність працівників Центру;
- прізвище, ім'я, по батькові начальника Центру, номер його телефону, адресу електронної пошти.
3.2. Для надання інформаційної допомоги суб’єктам звернення, адміністратори Центру:
- консультують із загальних питань організації роботи Центру та порядку прийому суб’єктів звернення;
- інформують за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції Центру;
- консультують суб'єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надають інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;
- надають іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення для отримання послуги.
3.3. Суб’єктам звернення, які звернулися до Центру з використанням засобів телекомунікаційною зв'язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг Центром у спосіб, аналогічний способу звернення.
4. Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг
4.1. Селищна рада, а також начальник Центру можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
4.2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це селищну раду, а також начальника Центру, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.
5. Керування чергою в Центрі
5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у Центрі вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення для керування чергою.
5.2. У Центрі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до Центру. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені начальником Центру години.
5.3. Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.
6. Прийняття заяви та інших документів у Центрі
6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в Центрі.
Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.
Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.
6.2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.
6.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у Центрі особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.
6.4. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
6.5. Адміністратор Центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
6.6. Адміністратор Центру складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
6.7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора Центру, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в Центрі електронного документообігу - в електронній формі.
6.8. Адміністратор Центру під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги (в Центрі, його територіальному підрозділі), спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.
6.9. Адміністратор Центру здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.
6.10. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор Центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.
6.11. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор Центру формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.
6.12. Інформацію про вчинені дії адміністратор Центру вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.
7. Опрацювання справи (вхідного пакета документі)
7.1. Після вчинення дій, передбачених розділом 5 цього Регламенту, адміністратор Центру зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.
7.2. Передача справ у паперовій формі від Центру до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється шляхом отримання справи працівником суб’єкта надання адміністративної послуги у приміщені Центру, але не пізніше наступного робочого.
7.3. Уразі, якщо адміністративна послуга потребує декількох дій (етапів) для її вирішення та дозволяє (передбачає) паралельне опрацювання справи двома і більше суб’єктами надання адміністративних послуг, адміністратор забезпечує проходження цих дій (етапів) у встановленому порядку відповідно до технологічної картки адміністративної послуги без участі суб'єкта звернення - шляхом міжвідомчої взаємодії (в тому числі, за можливості, із застосуванням електронного документообігу), для цього матеріали справи чи їх копії у паперовій та/або електронній формі одночасно передаються та /або надсилаються усім залученим виконавцям. Зведення матеріалів справи здійснюється виконавцем, що ухвалює (або) готує кінцеве рішення у справі.
7.4. Отримавши справу, виконавець - зобов'язаний внести запис про її отримання із зазначенням лати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до журналу реєстрації.
7.5. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами Центру відповідно до розподілу обов'язків за рішенням начальника Центру.
7.6. Суб’єкт надання адміністративної послуги, за потреби, отримує документи або інформацію, що перебувають у володінні державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ або організацій, шо належать до сфери їх управління. Таке отримання здійснюється за умови наявності в матеріалах справи згоди (дозволу) суб’єкта звернення на збирання, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
7.7. Виконавець зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.
7.8. Контроль за дотриманням виконавцем (виконавцям) терміну розгляду справи та прийняття рішень здійснюється адміністраторами, відповідно до розподілу обов’язків за рішенням начальника Центру.
7.9. Виконавець зобов’язаний своєчасно інформувати Центр про перешкоди у дотриманні термінів розгляду справ та прийняття рішень, а також інші проблеми, що виникають при розгляді справи. Виконавець зобов’язаним надавати інформацію на усний або письмовий запит (в т.ч. електронною поштою) адміністратора щодо ходу розгляду справи. У разі виявлення факту (фактів) порушення щодо розгляду справи (вимог щодо термінів надання адміністративної послуги тощо) адміністратор зобов’язаний невідкладно інформувати про це начальника Центру.
7.10. У разі, якщо в ході вирішення справи виявлено підстави для прийняття негативного рішення (повністю або частково відмовного) для суб’єкта звернення рішення, виконавець повинен враховувати, чи може отримання від суб’єкта звернення додаткових пояснень, інформації, документів позитивно вплинути на зміст цього рішення, та відповідно-забезпечити право суб’єкта звернення на участь у процесі розгляду справи та прийняття рішення. Будь-яке додаткове витребування та отримання пояснень, інформації, документів від суб’єкта звернення здійснюється лише через Центр.
8. Передача результатів надання адміністративних послуг суб’єкту звернення
8.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до Центру (його територіального підрозділу), про що зазначається в листі про проходження справи.
8.2. Адміністратор Центру невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.
8.3. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.
Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів або в іншому документі, визначеному сільською радою, і зберігається в матеріалах справи.
8.4. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в Центрі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в Центрі, а потім передається для архівного зберігання.
8.5. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор Центру реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
8.6. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і начальник Центру.
8.7. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній (відскановані документи) формі, зокрема заява суб’єкта звернення та інші документи, визначені сільською радою, зберігається у Центрі.
Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.
9. Особливості діяльності пересувних віддалених робочих місць адміністраторів
9.1. Пересувне віддалене робоче місце адміністратора призначене
для проведення виїзного надання адміністративних послуг суб’єктам звернення із застосуванням наступного сервісу:
«Мобільний адміністратор» - обслуговування проводиться адміністратором за місцем проживання/перебування суб’єкта звернення (житло, заклад охорони здоров’я, заклад соціального захисту тощо) за допомогою ручного мобільного комплекту програмних та технічних засобів з вільним доступом до Інтернету;
Формування комплекту програмних та технічних засобів, що використовуються на пересувному віддаленому робочому місці адміністратора, здійснюється залежно від адміністративних послуг, які надаються на такому робочому місці.
Захист інформації на пересувному віддаленому робочому місці адміністратора здійснюється відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах.
9.2. Порядок роботи пересувного віддаленого робочого місця адміністратора, визначений даним регламентом.
9.3. До категорії суб’єктів звернення, яким адміністративні послуги надаються за допомогою пересувного віддаленого робочого місця адміністратора, належать наступні маломобільні групи населення: особи з інвалідністю I, II групи; особи, які, за висновком лікарсько-консультативної комісії, не здатні до самообслуговування і потребують постійної сторонньої допомоги; особи, які перебувають на стаціонарному лікуванні у закладі охорони здоров’я, що підтверджується медичною довідкою; особи похилого віку, які за станом здоров’я мають обмеження у пересуванні.
Керівником ЦНАП у разі нагальної потреби з врахуванням відповідної життєвої ситуації, зазначеній у заяві суб’єкта звернення, може бути прийнято рішення щодо надання адміністративної послуги за допомогою пересувного віддаленого робочого місця адміністратора конкретному суб’єкту звернення поза межами зазначеної вище категорії суб’єктів звернення.
9.4. Складення (уточнення) маршруту та графіка роботи пересувного віддаленого робочого місця адміністратора здійснюється не рідше одного разу на тиждень на підставі заяв про надання відповідного сервісу. Якщо у роботі пересувного віддаленого робочого місця адміністратора беруть участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг, маршрут та графік роботи погоджується із зазначеними суб’єктами.
Інформація про маршрут та графік роботи пересувного віддаленого робочого місця адміністратора повинна своєчасно оновлюватися та бути доступною для населення, яке обслуговується на ньому.
9.5. Заяви про надання відповідного сервісу подаються до ЦНАП, його територіальних підрозділів, віддалених робочих місць адміністраторів суб’єктами звернення, їх представниками, родичами, особами, які здійснюють догляд за ними або проживають разом з ними, а також старостами, закладами охорони здоров’я, закладами соціального захисту, іншими закладами та установами, де проживають/перебувають суб’єкти звернення, одним із таких способів:
1) в усній формі - у разі відвідування ЦНАП, територіального підрозділу, віддаленого робочого місця адміністратора або подання заяви за телефоном;
2) у паперовій формі - у разі надсилання заяви поштою;
3) в електронній формі - у разі подання заяви через відповідну інформаційно-телекомунікаційну систему.
9.6. Про застосування відповідного сервісу адміністратор невідкладно повідомляє особі, яка подала заяву, а за наявності обґрунтованих причин - у строк не пізніше наступного робочого дня з дня отримання заяви у спосіб, вказаний нею в заяві.
У разі потреби адміністратор звертається до суб’єкта звернення або особи, яка подала заяву, для уточнення відомостей, зазначених у ній.
9.7. У повідомленні про застосування відповідного сервісу обов’язково зазначаються дата та місце, за якими буде надана адміністративна послуга, а також реквізити для оплати адміністративного збору (якщо адміністративна послуга є платною) і способи оплати безпосередньо на пересувному віддаленому робочому місці адміністратора.
9.8. У повідомленні про відмову у застосуванні відповідного сервісу обов’язково зазначаються підстави такої відмови (одна або кілька), а саме:
1) суб’єкт звернення не належить до категорій осіб, обслуговування яких проводиться із застосуванням сервісу відповідно до пункту 9.3 цього регламенту;
2) послуга не включена до переліку адміністративних послуг, що надаються на пересувному віддаленому робочому місці адміністратора;
3) суб’єкт звернення проживає/перебуває за межами території міської територіальної громади, яка обслуговується пересувним віддаленим робочим місцем адміністратора.
9.9. Візит адміністратора до суб’єктів звернення із застосуванням сервісу «Мобільний адміністратор» здійснюється відповідно до графіку роботи віддаленого пересувного робочого місця адміністратора ЦНАП на службовому або залученому на договірних засадах транспорті чи пішки залежно від складу ручного мобільного комплекту програмних та технічних засобів, маршруту руху та кількості суб’єктів звернення, які обслуговуються.
Про свій візит адміністратор попереджає суб’єкта звернення або особу, яка подала заяву про надання відповідного сервісу.
9.10. Візит адміністратора припиняється, а сервіс «Мобільний адміністратор» не застосовується за наявності підстав, визначених пунктом 9.8. цього регламенту.
9.11. Прийняття та опрацювання вхідного пакета документів, а також повернення вихідного пакета документів на пересувних віддалених робочих місцях адміністратора здійснюється відповідно до вимог цього регламенту.
10. Оскарження результатів надання адміністративних послуг
10.1. Суб’єкт звернення має право подати скаргу на отриманий через Центр результат адміністративної послуги до суб’єкта надання адміністративної послуги або до вищого органу відносно того органу, що вирішив справу (у разі, якщо такий вищий орган існує).
10.2. Скаргу на результат надання адміністративної послуги може бути подано протягом тридцяти днів з моменту доведення результату надання адміністративної послуги до відома суб’єкта звернення.
10.3. Скарга, яка подається до Центру, підлягає реєстрації у порядку, встановленому цим Регламентом. Не пізніше наступного дня з моменту реєстрації скарга разом із матеріалами, що додаються до неї передається (надсилається) суб’єкту розгляду скарги.
10.4. Суб'єкт розгляду скарги зобов’язаний розглянути й вирішити скаргу відповідно до вимог чинного законодавства України та забезпечити передання рішення у Центр для доведення до відома скаржника.
10.5. У випадку, якщо суб’єкт звернення подає скаргу на результат надання адміністративної послуга, отриманий через Центр, безпосередньо до суб’єкта розгляду скарги, такий орган зобов’язаний надіслати копію скарги до Центру протягом п’яти робочих днів з дня її отримання, а також проінформувати Центр про результати розгляду скарги протягом п’яти робочих днів з дня прийняття рішення за скаргою.
Селищний голова Валерій ХОМІЦЬКИЙ
